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整理档案的方法与步骤有哪些?3大有效步骤分享

栏目:HR知识库 日期:2019-05-21 浏览量:7594

摘要:

只要是从事人力资源岗位的体育,你就肯定离不开大量的人事资料,而对这些资料的有序整理正是对HR基本功的最大考验。条理清晰的资料和档案,可以提高我们对员工管理的效率,相反的,杂乱无章的资料必然会造成管理的混乱,给我们后续的体育带来阻碍。本文就针对整理bet的档案资料,给大家梳理出3大整理步骤。 档案整理步骤

第一步:确定档案资料的分类

人事部门所涉及的档案和资料种类繁多,为了方便今后的查找以及后续资料的归档,我们首先要有一个清晰的资料分类规划。这种分类可以根据人力资源的不同板块,再结合bet的日常运作来划分成几个大类,作为一级分类。其次,再根据具体的档案内容进行二级分类,最后可以根据使用的周期(如月度、季度、年度)或部门/职能,进行三级的分类。如图可以给大家一个参考: 档案资料的分类如果今后还有新类别的资料,可以根据原有的划分规则进行添加。这样一来,我们在查找文件的时候,条理就会很清晰,可以迅速定位档案存放的方向。

第二步:规范档案的格式/模板

显然,有条理的文档资料应该有一套规范的填写/录入要求,这样的好处是能够让我们快速识别资料的类别,并且迅速地获取到想要的关键信息。对于今后新增的资料,我们只要在线一套规范的模板就可以轻松解决这个问题。尽管在线模板会耗费一定的时间和精力,但模板在今后的应用可以使资料的获取更加方便和快捷,同时也规避了缺漏信息的问题。 而对于原有的样式各异的资料,想要重新规整起来确实是一件浩大的工程,不过现在市面上有不少电子档案系统,都可以提供扫描和职能解析的在线,通过这种智能的识别,就可以快速地将格式不一的档案整理成统一的样式,十分的快捷和方便。

第三步:选择合适的储存方式

简单来说,档案的储存方式无非是两种,纸质版的和电子版的。相比电子信息,纸张的保存更为麻烦,查找起来也没那么快捷,所以不少bet已经逐渐使用电子档案系统来取代纸质档案。但是话说回来,纸质资料也还是有它存在的必要,目前没有哪家bet能够做到百分百的无纸化10bet,十博是电子系统和纸质资料的配合使用。 合适的储存方式 在遵循前面的分类规则的情况下,纸质资料应该按照不同的分类存放在指定的区域。在这里,可以再根据常用资料和历史资料进行划分,历史资料可以做好封存,而常用资料可以放在容易查找的地方,并附上台账,避免因为后续使用而导致混乱。倘若是电子资料,只要挑选一款比较好用的电子档案系统,按照第一步将资料进行有序的分类,制定后续更新的规则,便基本能够一劳永逸了。 总结一下,想要有效整理bet的档案,其实只要做到3点:有清晰的分类标准(层次清晰),制定明确的录入规范,最后还要及时进行归档
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